Publicerad den 2026-09-18

Använd Aff till driftplanering

Man som antecknar på ett kontor och arbetar med driftplanering.
Man som antecknar på ett kontor och arbetar med driftplanering.

Aff förknippas framför allt med avtal för drift- och förvaltningstjänster. Det hörs redan på namnet – Aff står för Avtal för fastighetsförvaltning och service. Men samma struktur som används för att beskriva en leverans kan också vara ett praktiskt hjälpmedel för att planera arbetet i den egna organisationen.

Ett tydligt exempel är driftplanering.

För att tillsyn och skötsel ska fungera behöver det finnas en plan för vad som ska göras och när – en driftplan. Utan en genomarbetad plan är risken stor att arbetsuppgifter glöms bort, vilket i förlängningen kan leda till både haverier och missnöjda kunder.

Men hur säkerställer man att driftplanen faktiskt omfattar allt som behöver göras? Här kan Aff vara till stor hjälp.

En färdig struktur att utgå från

Tjänstebeskrivningen i Aff har två egenskaper som är särskilt användbara i driftplaneringen: strukturen och de föreslagna arbetsuppgifterna.

Strukturen med koder och rubriker gör det lättare att få överblick över alla de arbetsuppgifter som ska utföras under året. Det är viktigt i en verksamhet där antalet aktiviteter snabbt kan bli stort.

Under respektive kod finns dessutom förslag på arbetsuppgifter som kan vara aktuella. I stället för att börja från ett tomt blad får organisationen alltså en struktur och ett innehåll att utgå från när den egna driftplanen tas fram.

Det kan också skapa större kontinuitet i driftarbetet. När arbetet organiseras enligt en gemensam struktur blir det mindre personberoende och enklare för någon annan att ta över om en medarbetare slutar eller byter roll.

Anpassa efter fastigheten och verksamheten

Aff är samtidigt en utgångspunkt – inte en färdig driftplan.

Detaljeringsgraden och arbetsuppgifterna behöver alltid anpassas till de egna fastigheterna, så att planeringen passar både byggnaden och verksamheten. Aff innehåller texter som ska fungera för många olika typer av fastighetsägare. Därför gäller det att välja det som är relevant, ta bort sådant som inte behövs och komplettera där det saknas något.

Våra bästa tips för driftplanering med Aff

  • Gå igenom tjänstebeskrivningen för SC Fastighetsteknik och SG Säkerhet.
  • Ta det kod för kod. Fundera på vad som faktiskt behöver göras och välj relevanta arbetsuppgifter.
  • Fördela uppgifterna på olika roller, exempelvis bovärd, fastighetsskötare och fastighetstekniker.
  • Skapa en standardrond som innehåller de byggnadsdelar och utrymmen som behöver tillsyn ofta.
  • Gruppera övriga uppgifter som passar ihop, så att antalet arbetsordrar blir hanterbart.
  • Lägg in uppgifterna i ett årsschema.

På så sätt kan Aff användas genom hela planeringsprocessen – från att identifiera vilka insatser som behöver göras till att fördela och planera dem över året.

Se hur det fungerar i praktiken

Norrevo Fastigheter är ett exempel på en organisation som har använt Aff för att strukturera sin interna driftplanering. I en tidigare artikel berättar de om sitt arbetssätt och hur de gick till väga.

Nyfiken på hur Aff kan användas i praktiken? Läs artikeln om Norrevo Fastigheter.

Publicerad den 2026-09-17

Frukostseminarium – fördela fastighetsägaransvaret i entreprenader

Vem är det som ansvarar egentligen?

Som fastighetsägare ska man uppfylla en mängd olika myndighetskrav, där de flesta syftar till att fastigheten inte ska ge upphov till skada eller ohälsa. För den som köper hela eller delar av sin fastighetsdrift eller förvaltning kommer Leverantören ha en nyckelroll när det gäller uppfyllandet av dessa krav.  Det innebär att Beställaren ofta vill överlåta hela eller delar av det här ansvaret till Leverantören.  Men kan Beställaren verkligen göra det? Vad händer om Leverantören missköter sig och något händer?

 På det här seminariet går vi igenom vanliga krav som ställs på fastighetsägare och hur dessa hanteras juridiskt och praktiskt i en Aff-entreprenad. Några punkter som kommer beröras:

  • Vad är egentligen ett myndighetskrav?
  • Vilka andra krav finns ofta?
  • Hur står det i Aff-avtalen om ansvarsöverföringar?
  • Kan Beställaren verkligen bli fri från ansvar?
  • Särskilt om Elsäkerhet och Brandsäkerhet

Föredragshållare är Anna Cedvén, ämnesexpert Aff Forum

Datum och tid: Tisdagen den 6:e oktober kl 08.00 – 9.30. Frukost serveras innan från ca 07.30.

Plats: Scandic Klara, Slöjdgatan 7 i Stockholm, eller som webbinarium

Anmäl dig genom att köpa någon av produkterna Seminarium eller Webbinarium.

Publicerad den

Vi är nu 75 medlemmar!

Publicerad den 2026-09-09

Jessica Midelf blir ny VD för Aff

Den 1 november tillträder Jessica Midelf som ny vd för Aff – Forum för förvaltning och service. Hon kommer närmast från Haninge kommun, där hon varit upphandlingschef. Hon tar över efter Philip Österlund, som lämnar posten efter 13 år på Aff.

Jessica Midelf har mer än 25 års erfarenhet av strategiskt inköp inom både privat och offentlig sektor. Hon har tidigare bland annat varit vd för SOCAB Swedish Office Consulting och upphandlingschef på Locum. Hon har också en lång relation till Aff och satt mellan 2019 och 2021 i föreningens styrelse som representant för beställarsidan.

– Det känns otroligt roligt att ha fått förtroendet att driva Affs fortsatta utveckling efter att ha förespråkat och tillämpat regelverket i många år. Jag känner Aff väl sedan tidigare och ser fram emot att få använda mina erfarenheter från både privat och offentlig sektor i den här rollen, säger Jessica, tillträdande vd för Aff.

Under de senaste åren har Aff arbetat för att stärka kännedomen om verksamheten och öka medlemsantalet. Med Jessica som ny vd fortsätter arbetet med att utveckla Aff och stärka föreningens position i branschen.

– Det har varit fantastiskt roligt att få vara med och utveckla Aff under de här åren. Vi har tagit flera viktiga steg för att göra Aff mer känt och relevant för fler i branschen, och jag är stolt över det vi har åstadkommit tillsammans. Nu känns det väldigt bra att lämna över till Jessica, som känner Aff sedan tidigare och har stor erfarenhet av de frågor som våra medlemmar arbetar med varje dag, säger Philip, avgående verksamhetsansvarig för Aff.

Även Affs styrelse lyfter fram kombinationen av lång erfarenhet av inköp och upphandling och en god kännedom om Aff som viktig för föreningens fortsatta utveckling.

– Jessica har lång erfarenhet av att arbeta med Aff-regelverket och en god förståelse för våra medlemmars vardag. Med henne som vd tar vi ytterligare ett steg i arbetet med att öka kunskapen om Aff, stärka medlemsnyttan och skapa engagemang kring vår verksamhet, säger Anders Nordstrand, ordförande i Affs styrelse.

För Jessica blir dialogen med både befintliga och nya medlemmar en viktig del av arbetet framåt.

– Jag ser särskilt fram emot att träffa nuvarande och potentiella medlemmar, förstå deras behov och förväntningar, och utifrån det utveckla Affs erbjudande, säger hon.

Publicerad den 2026-08-28

Så använder Borago Aff genom hela städupphandlingen

Att upphandla städtjänster kräver både kunskap om branschen och tydliga underlag. Borago är specialiserade på städ- och lokalvårdsfrågor och använder Aff som grund när de hjälper offentliga och privata beställare med städupphandlingar.

– Vi använder Aff i alla upphandlingar. Det finns mallar för mycket av det som behöver vara med: kontrakt, beskrivning av tjänsterna, upphandlingsföreskrifter. Detta kompletteras med objektsbeskrivningar och mängdförteckningar, säger Karl Henriksson, vd på Borago.

Från förstudie till avtal

Borago arbetar med bland annat städutredningar, upphandlingar och uppföljning. När de projektleder en städupphandling kan de vara med genom hela processen. Arbetet börjar med en förstudie av nuläge, marknad, omvärld och behov. Därefter tas upphandlingsdokumenten fram med Aff som grund och Borago kan följa arbetet vidare genom anbudsprocessen fram till avtal.

Karl Henriksson ser ett värde i att utgå från en etablerad struktur som redan är känd på marknaden.

– Använder man inte Aff får beställaren bygga sina egna upphandlingsdokument. Risken är att man missar något. Det är bättre att ha ett branschregelverk som utgår från både beställar- och leverantörsperspektivet. Med Aff får man en färdig dokumentstruktur som sedan enkelt kan anpassas efter den aktuella upphandlingen. Utöver det kompletterar vi med egna anbuds- och prisformulär och objektsbeskrivningar.

– När du väl har skapat din struktur i Aff är det en styrka att använda ett färdigt regelverk och färdiga dokumentmallar i stället för att bygga din egen kravställning. Sedan kan man alltid anpassa utifrån den aktuella upphandlingen.

Just nu pågår också en uppdatering av Aff:s avtalsdokument för städtjänster, i takt med branschens utveckling och med fokus på enklare användning.

Struktur, genomförande och uppföljning

Enligt Karl Henriksson ger Aff en struktur även för avtalsförvaltning och uppföljning. Men när avtalet är på plats behöver beställaren också ha en organisation som kan ta ansvar för det som har avtalats.

– Det är viktigt att se att man har resurser att följa upp kraven och en tydlig beställarorganisation som ansvarar för att följa upp leveransen och samarbeta med leverantören.

Publicerad den 2026-08-21

Fördjupningsdag oktober 2026

Anna Cedven

Regelverket sätter ramarna. Men det är först när avtalet ska läsas, tolkas och användas i vardagen som frågorna uppstår.

Anna Cedvén, ämnesexpert på Aff, möter ofta osäkerhet i övergången mellan det som formuleras i ett förfrågningsunderlag och det som senare ska fungera i verkligheten. 

– Det är lätt att fastna i detaljer. Men i en entreprenad är det sambanden som är avgörande, alltså hur handlingarna hänger ihop och vad de får för effekt i genomförandet.

Hon menar att det som skrivs tidigt i processen får direkt betydelse när arbeten ska utföras, ersättningar bedömas eller när parterna har olika uppfattning om vad som gäller.

– Utmaningen ligger sällan i regelverket i sig, utan i hur det tolkas och tillämpas i den enskilda entreprenaden, säger Anna.

Teori och praktik

Fördjupningsdagen i Aff tar avstamp i just dessa situationer. Upplägget inleds med en e-utbildning som ger den teoretiska grunden och följs av en gemensam träff i klassrum där deltagarna arbetar vidare med tillämpningen.

– Jag märker att kombinationen är effektiv och att det uppskattas av deltagarna. Du får grunden genom e-utbildningen och kan sedan använda tiden i klassrummet till att analysera, diskutera och fördjupa, säger Anna Cedvén.

Under dagen diskuteras vanliga frågor som brukar återkomma i entreprenader, och de kopplas till både regler i ABFF och andra handlingar. Teori och praktik vävs samman genom arbete med avtalstolkning, ersättningsformer och skillnader mellan funktions- och utförandeentreprenader.

– För dig som skriver förfrågningsunderlag är det avgörande att förstå hur valen i upphandlingen påverkar entreprenaden i nästa steg, säger Anna.

Fakta om kursen

Den här kursen vänder sig till dig som har genomgått Aff Akademins Diplomutbildning (eller annan motsvarande utbildning) och därmed har goda grundkunskaper. Vi kommer ägna dagen åt att lyfta fram olika situationer som ofta uppstår i entreprenaderna, och koppla dessa till regler i ABFF och övriga handlingar. Det gör att du får en repetition samtidigt som du får en verktygslåda att använda när verkligheten gör sig gällande. Det blir mycket övningar och diskussioner, varvat med teoretiska pass.

Innehållet består bland annat av:

  • Läsa avtalet
  • Arbete och ersättningar
  • Entreprenadens utförande (funktions- och utförandeentreprenader)
  • Hantera entreprenaden
  • När vi inte är överens

För dig som planerar att göra Diplomtestet kommer dagen vara av stor nytta, då frågeställningarna som diskuteras liknar en del av frågorna i Diplomtestet.

Kursledare: Anna Cedvén, ämnesexpert på Aff

Plats: Klara Konferens, Klarabergsviadukten 90 centralt i Stockholm.

Tidpunkt: Den 20:e oktober 2026, 08.30 – 16.30 

Pris: 4.995 kr Lunch samt för- och eftermiddagskaffe ingår.

Medlem i Aff Forum – Anmäl två personer till priset av en! 

Har du ännu inte gått Diplomutbildningen?

Ingen fara – det hinner du göra innan fördjupningsdagen. Köp Diplomutbildningen här.

Publicerad den 2026-08-19

Ny medlem – Stångåstaden

Vi hälsar Stångåstaden välkomna som ny medlem i Aff.

Stångåstaden är Linköpings kommunala bostadsbolag och de har lång erfarenhet av att upphandla drift och skötsel av fastigheter. Aff och ABFF har sedan länge varit en självklar del av arbetet med att ta fram avtal med leverantörer.

Mikael Lindström, upphandlingschef på Stångåstaden, uppskattar Aff eftersom det är ett stöd för både beställare och leverantörer.

En gemensam grund

I arbetet med fastighetsnära tjänster behöver mycket vara tydligt redan från början. Samtidigt går det inte att förutse allt som kan hända under ett avtal.

– Jag tycker att det är jätteviktigt att man har en bra och balanserad grund mellan beställare och leverantör. Då kan man som partner i den konkreta affären fokusera på vad som ska göras i uppdraget och på de förutsättningar som finns. Aff fungerar på vitt skilda uppdrag, från fastighetsskötsel och städning till andra typer av tjänster, säger Mikael.

När det ändå uppstår en situation som inte finns beskriven i avtalet kan Aff ge parterna något att utgå ifrån.

– Det finns nästan alltid situationer som man inte har reglerat. Då kan man gå tillbaka till Aff och se hur situationen bäst kan lösas.

Bostadssektorns perspektiv

ABFF och Aff-definitioner uppdateras med nya utgåvor när det behövs. Det var tio år sedan sist och när ABFF nu ska revideras fick Stångåstaden frågan om att delta i arbetet.

– Tidigare har beställarperspektivet framför allt kommit från offentliga fastighetsägare. Nu ville man komplettera med erfarenheter från bostadssektorn, och därför fick vi på Stångåstaden frågan om vi ville delta och föra fram bostadsfastighetsägarnas perspektiv, säger Mikael.

Stångåstaden har lång erfarenhet av att använda Aff och kan därför bidra med erfarenheter från det praktiska arbetet. Det är just den typen av samarbeten med branschen som gör Aff så starkt. Kunskaps- och erfarenhetsutbytet stärker Aff och ABFF, medlemmarna och branschen i stort.

– Vi använder Aff i praktiken och kan bidra med våra erfarenheter och tankar kring olika saker som rör standardavtalet. På samma gång blir medlemskapet också en möjlighet för oss på Stångåstaden att vara med och utveckla Aff utifrån erfarenheter från den egna verksamheten.

Medlem i Aff

Hos Aff blir hela verksamheter medlemmar. Det ger tillgång till ett branschforum, ny kunskap och möjlighet att påverka hur avtal för avtal ska utformas. Som medlem betalar man en medlemsavgift om 5 000 kronor per verksamhet och en serviceavgift om 500 kronor per anställd, dock högst 5 000 kronor.

Mest känt är att du kan använda Aff för att teckna avtal om drift och förvaltning av fastigheter. Men Aff passar lika bra för andra återkommande tjänster, såsom städning eller parkskötsel.

Publicerad den

Kfast är ny medlem i Aff – utvecklar avtalsarbetet tillsammans med branschen

För Kfast handlar bra avtalsarbete om mer än själva upphandlingen. Tydliga förväntningar och en genomtänkt struktur är viktiga delar när bolaget nu blir medlem i Aff.

Åsa Sundqvist Olsson, inköpschef på Kfast, kom i kontakt med Aff redan under sina år som vd på HBV, allmännyttans inköpscentral. På Kfast väcktes frågan på nytt av driftchefen Urban Moberg, som har goda erfarenheter av ramverket från tidigare arbetsplatser och även varit med och tagit fram guiden Att leva med Aff.

– När man har en genomtänkt struktur som Aff minskar risken för att man missar saker och ting under avtalsperioden. Det är lätt att bara ställa krav på den som ska göra jobbet. Med Aff blir det tydligt vad som förväntas av oss på beställarsidan och vad som förväntas av motparten, säger Åsa.

När avtalet möter verkligheten

Kfast har en egen driftorganisation, men det hindrar inte nyttan – Urban ser ändå stor potential i att använda Aff:s ramverk och beskrivningar för att skapa enhetligt språk, tydliga leveranser och ansvar.

– Aff ger bra förutsättningar att beskriva och styra, samt utveckla drift och förvaltning, säger Urban.

Nu planeras en utbildning via Aff-forum för att stärka kompetensen.

– Målet är att använda Affs beskrivningar av arbetsuppgifter även för vår egen personal. Det kan skapa en tydligare struktur för vårt interna arbete.

Urban är även med och driver Aff framåt. Han sitter i Affs utvecklingsråd, och han är med och arbetar fram nya definitioner inför den kommande revideringen av Aff-definitionerna. Något han själv ser stor nytta med är just gemensamma begrepp mellan parterna:

– En stor fördel med Aff är att man får en gemensam nomenklatur och tydliga begrepp. Entreprenör och beställare pratar om samma saker, och det finns definitioner att gå tillbaka till när man behöver dem.

Kunskap som går åt båda håll

Medlemskapet handlar inte bara om mallar och struktur, utan också om nätverket. Åsa Sundqvist Olsson lyfter fram möjligheten att både lära av andra och själv vara med och påverka.

– Aff är ett nätverk med både privata och offentliga aktörer, beställare och leverantörer. Vi tycker det är väldigt värdefullt att ta del av den samlade erfarenheten. Man får inte bara tillgång till bra kompetens och erfarenhet – man kan också själv bidra och påverka utvecklingen, säger Åsa.

Medlem i Aff

Vill din verksamhet vara med och forma framtidens avtal? I Aff är medlemskapet öppet för hela verksamheter, inte enskilda personer. Som medlem får ni tillgång till ett branschforum, del av ny kunskap och möjlighet att påverka hur kommande Aff-avtal utformas.

Kostnaden består av två delar: en medlemsavgift på 5 000 kronor per verksamhet och en serviceavgift på 500 kronor per anställd, upp till max 5 000 kronor.

De flesta känner till Aff genom avtal om drift och förvaltning av fastigheter – men modellen funkar minst lika bra för andra återkommande tjänster, till exempel städning eller parkskötsel.


Läs mer om medlemskapet

Publicerad den

Frukostseminarium 9/9 – Vad ska L räkna på?

Det borde ni ha förstått...

När det i FFU står att tomten har 2.000 kvm gräsmatta, men det vid visningen framkommer att det måste vara mycket mer – vad ska leverantören räkna på då?

I ABFF handlar kapitel 1 om hur anbudsgivarna ska kunna bestämma omfattningen under anbudsskedet, vilket då avgör vad B egentligen har betalat för.  Men om personerna som sedan är aktiva i entreprenaden inte riktigt har koll på de här reglerna blir det lätt gnissel. B säger att ”det borde du ha förstått” och L säger att ”vi har bara räknat på…” samtidigt som ingen kan underbygga sina argument. 

Så vad gör man som beställare när leverantören kommer och säger att ”vi har inte räknat med att hissen ingick, det stod inte att det fanns hiss i den här fastigheten”? 

Och vad gör man som leverantör när beställaren säger att ”du borde ha förstått att det fanns hiss i den där fastigheten”?

Det reder vi ut på det här seminariet! Vi går igenom viktiga regler i ABFF 15 kapitel 1, så att ni får koll på hur leverantörerna ska räkna när saker är lite oklara.  Några punkter som kommer beröras:

  • Vad har B för ansvar för uppgifterna i handlingarna?
  • Vad gäller när det står fel mängder?
  • Om det står motstridiga uppgifter, vad gäller då?
  • Vad ska leverantörerna förväntas se vid en visning?
  • Hur hanterar man sedan det här bäst under entreprenaden?

Föredragshållare är Anna Cedvén, ämnesexpert Aff Forum

Datum och tid: Onsdagen den 9:e september kl 08.00 – 9.30. Frukost serveras innan från ca 07.30.

Plats: Scandic Klara, Slöjdgatan 7 i Stockholm, eller som webbinarium

Anmäl dig genom att köpa någon av produkterna Seminarium eller Webbinarium.

Publicerad den 2026-05-28

Spara tid och få bättre koll vid upphandling

En hand håller en penna och signerar ett affärsdokument på ett skrivbord
En hand håller en penna och signerar ett affärsdokument på ett skrivbord

Att upphandla tjänster för fastighetsförvaltning handlar inte bara om offerter och kontrakt, utan om att skapa fungerande samarbeten, följa upp på rätt sätt och skapa trygghet för både beställare och leverantör. Här är Aff ett verktyg som gör arbetet enklare, tydligare och mer effektivt.

Du slipper börja med ett tomt avtal

Affs avtalsmallar bygger på ABFF och innehåller drygt 60 genomarbetade paragrafer. Riskerna blir tydliga och rättvist fördelade mellan parterna – utan att du behöver anlita enjurist för att skriva kontraktet från grunden. Det sparar tid och ger en stabil struktur att utgå ifrån. 

Du behöver inte heller beskriva allt annat från grunden. Genom att välja en inriktning – exempelvis teknisk förvaltning, lokalvård eller skötsel av utemiljö – får du ett färdigt urval anpassat för just din upphandling. Rollfördelning, aktivitetslistor, krav på utförande och ersättningsmodeller finns redan på plats och kan enkelt justeras efter din verksamhet.

Lättare att samarbeta när alla menar samma sak

Många upplever att samarbetet med leverantörer fungerar bättre när avtalet är enligt Aff. Mycket handlar om språket – att ni faktiskt menar samma sak när ni säger tillsyn, skötsel eller underhåll. Eftersom många leverantörer redan är vana vid Aff minskar risken för missförstånd och dialogen under avtalstiden blir mer konstruktiv.

Bättre koll hela vägen

Aff är inte bara ett stöd i upphandlingsfasen, utan hjälper dig att hålla koll under hela avtalets gång. När ansvar, arbetsuppgifter och ersättningsformer är tydligt beskrivna blir det lättare att följa upp leveranser, hantera avvikelser och skapa en bra dialog. Dessutom blir det enklare för nya kollegor att sätta sig in i pågående avtal och för dig att återanvända delar nästa gång du upphandlar liknande tjänster.

Lär dig mer – snabbt och konkret

Vill du bli tryggare i hur du använder Aff? Hos Aff hittar du webbutbildningar, seminarier och föreläsningar – uppdelade i korta avsnitt som är enkla att ta till sig, även under en hektisk arbetsdag. Utbildningarna passar både dig som är ny användare och dig som vill fördjupa dina kunskaper eller introducera Aff till kollegor.

Så kommer du åt Aff

Du får tillgång till mallar och utbildning genom att  köpa dem här på vår webbplats – även om din organisation inte är medlem. Om ni väljer att bli medlemmar kan ni dessutom vara med och påverka utvecklingen av framtidens avtal.

Många användare beskriver att Aff snabbt blivit en naturlig del av vardagen – oavsett om de arbetar med upphandling, uppföljning eller samordning. Välkommen du också!