Aff förknippas framför allt med avtal för drift- och förvaltningstjänster. Det hörs redan på namnet – Aff står för Avtal för fastighetsförvaltning och service. Men samma struktur som används för att beskriva en leverans kan också vara ett praktiskt hjälpmedel för att planera arbetet i den egna organisationen.
Ett tydligt exempel är driftplanering.
För att tillsyn och skötsel ska fungera behöver det finnas en plan för vad som ska göras och när – en driftplan. Utan en genomarbetad plan är risken stor att arbetsuppgifter glöms bort, vilket i förlängningen kan leda till både haverier och missnöjda kunder.
Men hur säkerställer man att driftplanen faktiskt omfattar allt som behöver göras? Här kan Aff vara till stor hjälp.
En färdig struktur att utgå från
Tjänstebeskrivningen i Aff har två egenskaper som är särskilt användbara i driftplaneringen: strukturen och de föreslagna arbetsuppgifterna.
Strukturen med koder och rubriker gör det lättare att få överblick över alla de arbetsuppgifter som ska utföras under året. Det är viktigt i en verksamhet där antalet aktiviteter snabbt kan bli stort.
Under respektive kod finns dessutom förslag på arbetsuppgifter som kan vara aktuella. I stället för att börja från ett tomt blad får organisationen alltså en struktur och ett innehåll att utgå från när den egna driftplanen tas fram.
Det kan också skapa större kontinuitet i driftarbetet. När arbetet organiseras enligt en gemensam struktur blir det mindre personberoende och enklare för någon annan att ta över om en medarbetare slutar eller byter roll.
Anpassa efter fastigheten och verksamheten
Aff är samtidigt en utgångspunkt – inte en färdig driftplan.
Detaljeringsgraden och arbetsuppgifterna behöver alltid anpassas till de egna fastigheterna, så att planeringen passar både byggnaden och verksamheten. Aff innehåller texter som ska fungera för många olika typer av fastighetsägare. Därför gäller det att välja det som är relevant, ta bort sådant som inte behövs och komplettera där det saknas något.
Våra bästa tips för driftplanering med Aff
- Gå igenom tjänstebeskrivningen för SC Fastighetsteknik och SG Säkerhet.
- Ta det kod för kod. Fundera på vad som faktiskt behöver göras och välj relevanta arbetsuppgifter.
- Fördela uppgifterna på olika roller, exempelvis bovärd, fastighetsskötare och fastighetstekniker.
- Skapa en standardrond som innehåller de byggnadsdelar och utrymmen som behöver tillsyn ofta.
- Gruppera övriga uppgifter som passar ihop, så att antalet arbetsordrar blir hanterbart.
- Lägg in uppgifterna i ett årsschema.
På så sätt kan Aff användas genom hela planeringsprocessen – från att identifiera vilka insatser som behöver göras till att fördela och planera dem över året.
Se hur det fungerar i praktiken
Norrevo Fastigheter är ett exempel på en organisation som har använt Aff för att strukturera sin interna driftplanering. I en tidigare artikel berättar de om sitt arbetssätt och hur de gick till väga.
Nyfiken på hur Aff kan användas i praktiken? Läs artikeln om Norrevo Fastigheter.


